Dalam rangka penjaminan mutu pelaksanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat, dengan hormat kami sampaikan bahwa Direktorat Riset, Teknologi, dan Pengabdian kepada Masyarakat akan melaksanakan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat Pendanaan Multitahun (Skema Pemberdayaan Berbasis Kewilayahan dan Skema Pemberdayaan Berbasis Kewirausahaan) Tahap I Tahun Pertama dan Tahun Kedua Tahun Anggaran 2024 secara daring (online). Bersama ini kami sampaikan hal-hal yang perlu dipersiapkan dan menjadi perhatian sebagai berikut:
- Monitoring dan evaluasi (monev) terhadap penerima pendanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat Pendanaan Multitahun akan dilaksanakan pada tanggal 1–4 Oktober 2024 dan 7 Oktober 2024 dengan daftar peserta terlampir.
- Peserta monev diwajibkan telah mengunggah dokumen laporan kemajuan, catatan harian, laporan penggunaan anggaran 80%, progres luaran hasil berupa artikel (jurnal dan prosiding), publikasi media massa, video, poster, rekognisi SKS, dan bahan presentasi berbentuk powerpoint di laman BIMA.
- Perguruan tinggi diwajibkan telah melaksanakan monitoring dan evaluasi internal dan mengunggah hasil penilaian pada laman BIMA.
- Setiap tim pelaksana wajib untuk menyiapkan bahan presentasi berbentuk powerpoint dan video (yang menggambarkan kondisi sebelum pelaksanaan, pelaksanaan, dan hasil program), serta dokumen lainnya yang dapat menunjang pemaparan dan hasil kegiatan untuk ditunjukan kepada tim penilai.
- Tim penilai berhak meminta untuk ditunjukan kondisi mitra sasaran/kondisi lapangan secara daring jika diperlukan.
- Mitra pelaksanaan kegiatan dan perwakilan mahasiswa wajib dihadirkan dan bersedia untuk dikonfirmasi atas pelaksanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat. Untuk dapat meminimalisir gangguan pada saat pelaksanaan monev, tim pelaksana dapat menugaskan salah satu anggotanya atau mahasiswa yang terlibat untuk mendampingi mitra sasaran dan mitra pemerintah.
- Semua tim (ketua dan anggota) wajib hadir pada pelaksanaan Monev. Apabila ketua tim tidak dapat hadir dengan alasan (sakit keras, melahirkan, keluarga inti meninggal, kebencanaan / kecelakaan), harus menyertakan surat ketidakhadiran dan penyerahan tugas kepada perwakilan anggota yang dikeluarkan oleh LPM/LPPM dan diserahkan kepada DRTPM.
- Apabila ketua dan anggota tidak hadir tanpa alasan yang jelas, maka dianggap tidak mengikuti monev dan akan dikenai sanksi sesuai dengan Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Tahun 2024.
- Tim pelaksana wajib memastikan seluruh tim, mahasiswa, mitra sasaran, dan mitra pemerintah/perguruan tinggi berada pada jaringan internet yang stabil. Apabila lokasi mitra berada pada jaringan internet yang tidak stabil maka mitra dapat dikumpulkan di lokasi tim pelaksana.
- Apabila dosen yang melaksanakan program diketahui melakukan penyimpangan atau tidak melaksanakan kewajiban sesuai dengan kontrak, maka bagi dosen tersebut akan dikenai sanksi sesuai dengan yang tertuang dalam Kontrak Pendanaan Pengabdian kepada Masyarakat Tahun Anggaran 2024 dan Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Tahun 2024.
- Pelaksanaan monev akan dibagi ke dalam beberapa kelompok sebagaimana terlampir. Dosen pelaksana pengabdian kepada masyarakat wajib mengikuti monev sesuai dengan tanggal dan kelompok yang telah ditentukan oleh DRTPM serta tidak diperkenankan pindah kelompok/room.
- Ketentuan lebih lanjut mengenai monev dapat dilihat pada Lampiran I.
- Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon bantuan Saudara untuk menginformasikan.
Demikian kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
